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Vos renseignements personnels & Sysmic

Sysmic prend à cœur la confidentialité et la sécurité de ses clients. C’est pourquoi Sysmic est doté d’une politique de gestion des renseignements personnels.

Collecte de données

Pour offrir ses services, Sysmic collecte certaines informations. Celles-ci peuvent être mises en 3 catégories :

  • Informations pour le fonctionnement normal;

  • Informations pour les travaux concernant les données;

  • Informations supplémentaires.

Informations pour le fonctionnement normal

Sysmic collecte quelques informations pour le fonctionnement de l’atelier et des ventes. Celles-ci nous permettent de préparer des factures & des bons de travail, d’avoir vos informations de contact, les informations de rendez-vous, etc.

Sysmic ne collecte que les informations nécessaires pour effectuer les tâches. Si une information n’est pas nécessaire, elle ne sera pas collectée.

Les informations pouvant être recueillies pour le fonctionnement normal sont les suivantes :

  • Nom & prénom;

  • Numéro de téléphone;

  • Adresse courriel;

  • Pièce d’identité pour l’authentification du client;

  • Informations par rapport aux bons de travail:

    • Informations sur le travail à faire;

    • Information sur votre appareil en réparation;

    • Mot de passe (lorsqu’applicable);

  • Informations par rapport aux rendez-vous:

    • Mêmes informations que les bons de travail;

    • Heures de disponibilités;

    • Adresse du rendez-vous (pour les rendez-vous sur la route).

Informations pour les travaux concernant les données

Sysmic peut enregistrer certaines de vos données personnelles si un travail le nécessite. Les informations peuvent être copiées dans des médiums dédiés à cette tâche. Les travaux nécessitant parfois ce stockage temporaire sont, par exemple, les clones, les sauvegardes, les réinstallations avec sauvegardes, les récupérations de données et les transferts de données.

Sysmic n’utilise pas ces informations. Elles sont stockées temporairement pour permettre d’effectuer un travail uniquement.

Les informations recueillies sont celles contenues à l’intérieur du médium de stockage, telles que le disque dur interne de votre ordinateur, les disques durs externes, les clés USB et les disques optiques. Les informations souvent contenues dans ces appareils sont les suivantes :

  • Documents (exemple : fichier Word, Excel, …);

  • Contenu multimédia (exemple : images, vidéos, …);

  • Informations de configuration de votre périphérique (exemple : réseau sans-fils, imprimantes, …).

Informations supplémentaires

Sysmic utilise de nombreux partenaires pour vous offrir ses services. Ces partenaires peuvent enregistrer ou utiliser ses informations. Les hébergeurs (courriel, site web, …) utilisent parfois ses données à des fins de diagnostics, de statistiques et de publicité. Les manufacturiers peuvent parfois utiliser ses informations pour effectuer des services sous garantie.

Sysmic n’utilise pas ces informations. Cependant, ses partenaires peuvent parfois le faire. Sysmic n’a aucun contrôle sur l’utilisation des données de ses partenaires. Cependant, Sysmic peut vous partager les politiques de confidentialités de ses partenaires.

Les informations collectées sont variées. Elles sont, entre autres, les suivantes :

  • Adresse IP;

  • Informations sur l’appareil utilisé pour consulter le site web;

  • Adresse courriel;

Utilisation des données recueillies

Sysmic utilise deux catégories de données, les informations pour le fonctionnement normal et les informations pour les travaux concernant les données.

Seules les informations pour le fonctionnement normal sont enregistrées et utilisées par Sysmic pour une utilisation à long terme. Les utilisations normales de ses données sont les suivantes :

  • Identification du client;

  • Procéder à des achats pour le client;

  • Création d’un historique d’achat et de services du client;

  • Consultation de l’historique du client pour:

    • Les diagnostics;

    • Les demandes de services;

    • Les demandes de services chez un fournisseur ou un manufacturier;

  • Résolution de problème demandant l’accès à des informations antérieures (exemple : problème récurrent);

  • Réémission de documents pour le client;

  • Permettre le transfert et/ou la configuration pour le client.

 

Les informations pour les travaux concernant les données ne sont utilisées que pour effectuer un travail spécifique. Ces travaux sont, par exemple, les clones, les sauvegardes, les réinstallations avec sauvegardes, les récupérations de données et les transferts de données.

Communications des données recueillies

Sysmic ne communique aucune information avec d’autres entreprises en dehors de 3 exceptions. Ces exceptions sont les suivantes :

  • Achats demandant un utilisateur final (obligatoire pour certains produits, tels que les garanties prolongées);

  • Demande de service chez un fournisseur ou un manufacturier (exemple : les services de garantie);

  • Demande d’information par le client (exemple : réimpression d’une facture).

 

Ces informations sont communiquées soit de manière électronique ou de manière papier, toujours par la voie officielle de l’entreprise.

Conservations des données

Les informations collectées pour le fonctionnement normal sont enregistrées chez Sysmic (format électronique ou format papier) ou chez un partenaire infonuagique sécurisé de Sysmic (format électronique). Ces données sont conservées majoritairement au Canada, principalement au Québec, chez Sysmic. Les informations de rendez-vous peuvent être enregistrées chez un partenaire infonuagique qui peut garder vos informations dans d’autres pays, notamment les États-Unis.

Les informations collectées pour les travaux concernant les données sont enregistrées uniquement chez Sysmic dans des médiums dédiés à ces tâches seulement.

Les informations supplémentaires qui sont conservées par des partenaires peuvent conserver au Canada ou dans d’autres pays. Les informations de navigation sur le site web peuvent être notamment enregistrées aux États-Unis. Les informations envoyées aux manufacturiers peuvent être enregistrées dans le pays d’origine de ces derniers, notamment aux États-Unis, Taiwan, Chine et en Union Européenne.

Destructions des données

Les données conservées (format électronique et format papier) par rapport à la comptabilité et toutes les informations liées aux factures (Bon de travail, soumissions, informations inscrites sur les factures et les autres documents produits, compte client) sont conservées en fonction des obligations légales et en fonction de l’utilisation des renseignements.

Les données de transferts sont gardées sur les médiums dédiés pour une durée d’environ 1 à 3 mois.

À la fin de leur vie utile, les données en format papier seront détruites grâce à un déchiquetage. Les données électroniques enregistrées chez Sysmic seront détruites avec un effacement conventionnel. Le matériel informatique devant être disposé seront détruits avec un effacement sécurisé et une destruction physique du matériel

Accès à vos données

Vous pouvez communiquer avec Sysmic pour avoir accès à vos renseignements personnels. Communiquez avec le responsable des renseignements personnels et il vous assistera avec l’accès et, le cas échéant, la rectification des données.

Les informations de contact sont disponibles dans la sous-section Responsable des renseignements personnels.

Demande par rapport à vos renseignements personnels

Vous pouvez toujours communiquer avec le responsable pour toutes questions aux sujets de notre politique ou celle de nos partenaires, pour l’effacement de vos informations, pour retirer votre consentement aux communications de vos données ou toutes autres demandes par rapport à vos renseignements personnels ou votre confidentialité.

Les informations de contact sont disponibles dans la sous-section Responsable des renseignements personnels.

Responsable des renseignements personnels

En vertu de la loi 25, Sysmic a un responsable des renseignements personnels. Cette personne a la charge de l’application de la loi 25, compile toutes communications ou activités mettant à risque des renseignements personnel et, le cas échéant, évaluera les préjudices d’un incident lié aux renseignements personnels. Cette personne est votre contact principal pour toutes vos questions ou demande par rapport à vos renseignements personnels.

Contact:

Par courriel: renseignements@sysmic.com

Par téléphone: (450) 446-8009 poste: 0

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